„Ponieważ ustawodawca zakłada, że zastępcze doręczenie jest fikcją prawną, muszą być spełnione wszystkie formalne wymogi uznania jego skuteczności” – powiedział sędzia Jan Bała, uzasadniając wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygnatura akt: II GSK 1758/11).

Adresat decyzji administracyjnej musi być 
o niej zawiadomiony w sposób niebudzący wątpliwości. Gdy na awizie przesyłki poleconej nie ma adnotacji doręczyciela, jak zawiadomiono o niej adresata, decyzji nie można uznać za skutecznie zastępczo doręczoną.

Chodzi o przesyłki awizowane, niepodjęte przez adresatów, zwrócone nadawcom z adnotacją „nie podjęto w terminie”, a mimo to uznane za doręczone zastępczo.

Wyrok dotyczy bowiem sytuacji, z którymi stykamy się na co dzień, kiedy nie odbieramy przesyłki poleconej z powodu wyjazdu, pobytu w szpitalu, a czasem – celowo. Niejednokrotnie więc nie wiemy, że np. urząd wysłał nam jakąś decyzję, sprawa niezapłaconego mandatu idzie do sądu, mamy się stawić w urzędzie, mija termin odwołania, stawienia się w urzędzie czy w sądzie. Niejednokrotnie oznacza to poważne kłopoty.

W dokumencie zwanym „potwierdzenie odbioru” listonosz musi więc potwierdzić, że nie zastał adresata w domu, zawiadomienie o przesyłce zostało umieszczone w skrzynce na korespondencję lub w innym widocznym miejscu oraz że przesyłki nie podjęto w terminie. Inaczej dokument ten nie jest dowodem skutecznego doręczenia zastępczego.